Minulý rok jsem tu psal o tom, jak Microsoft ruší na SharePointu klasická upozornění. Myslel jsem si, jak to bude v pohodě. Microsoft nabídl nějakou alternativu a já si myslel, že ta bude zlepšením a stará klasická upozornění nakonec ani tak moc chybět nebudou. Jenže chyba lávky. Nakonec jsme zjistili, že Pravidla nejsou pro běžný chod použitelná. Neumí se omezit na konkrétní složku nebo soubor v knihovně. Posílají notifikaci, pokud se změní nebo přidá jakýkoliv soubor v knihovně.
Jakmile jsem vytvořil manuály, ve kterých jsem kladl důraz na Pravidla, tak se mi hned začali ozývat uživatelé, kteří se dotazovali, zda jim bude chodit email na vše a zda to nejde nějak omezit na složku nebo soubor. Zkoumal jsem pravidla a zjistil, že to není možné. Takže nakonec místo pravidel učíme teď uživatele s Power Automate, což je low-code nástroj pro automatizovaná workflow. Vedle klasických upozornění, která si zvládl nastavit úplně každý, tak u PA je to o dost horší. A přitom by stačilo přidat do Pravidel filtrování na složku. On dokonce SharePoint tam tu možnost má. V jiném nástroji s názvem rychlé kroky se dá vybírat složka. U Pravidel to ale nejde. Konec. A tak se z drobnosti stal projekt, do kterého pomalu zasvěcujeme celou firmu, nebo alespoň ty uživatele, kteří chtějí odebírat nějaké změny ze SharePointu.
Vytvořil jsem nějaké šablony toků, které umí odesílat notifikace do emailu. Naštěstí šlo tyto šablony nasdílet se všemi uživateli firmy. Každý, kdo dostávat upozornění si klikne na šablonu a vytvoří si vlastní tok. Nemusí složitě hledat správný trigger a nastavovat všechny kroky. Stačí jen změnit parametry jako web, knihovnu a adresáty. Tok pak běží pod uživatelem, který si ho spravuje a který musí mít přístup k dané knihovně. Komu to nepůjde nastavit, tak tomu pomůže IT technik. Když bude uživatel mít nějaké speciální požadavky na tok, tak si jej nechám nasdílet a upravím ho. Taková je myšlenka a teď uvidíme, jak se to bude vyvíjet dál. Někteří uživatelé už se pustili do nastavování a hlásí úspěchy, jiní se zaseknou hned u vytvoření toku, protože uživatelé mají propadlá připojení. (Aby tok fungoval, musí se uživatel, připojit k jednotlivým technologiím – SharePointu, Outlooku a jiným. Tato připojení po čase expirují a musí se znovu připojit.)
Nechci si stěžovat. Myslím, že je dobře, že se uživatelé učí s PA. Více se seznamují s možnostmi Power Platformy a když nevědí, tak se obrátí na mě. Za posledních pár měsíců jsem se o PA naučil spoustu nových věcí a za to jsem moc rád.
