Klasická upozornění v Microsoft SharePoint budou během let 2025 a 2026 končit. Nejprve se odstraní možnost přidávat nová upozornění, následně pak dojde ke zrušení všech stávajících upozornění. Změna se týká jak seznamů, tak i knihoven.

Upozornění umožňovala sledovat změny v knihovně nebo v seznamu. V případě změny (přidání položky nebo její úprava) se odeslal email. Šlo nastavit, zda se mají sledovat všechny změny, nebo jen změny ostatních uživatelů. Sledování šlo také nastavit na konkrétní zobrazení a tím ho zúžit. Změny pak bylo možné odeslat na email buď okamžitě, nebo jako denní souhrn v určitý čas. Asi nejčastější využití bylo pro knihovny a seznamy, které uživatel nenavštěvoval tak často, ale potřeboval vědět o všem, co se tam změní. Do emailu mu pak přišla informace s výčtem nový či změněných údajů a to včetně odkazu na konkrétní položku. Tato funkce byla dostupná pouze v klasickém designu a Microsoft zřejmě usoudil, že není potřeba upozornění převést do nového designu. Místo upozornění teď mají uživatelé na výběr ze dvou možností, jak odeslat emailové notifikace ze seznamu nebo knihovny.

Pravidla

Pravidla jsou jednodušší nástupce klasických upozornění. Vytváří se velmi podobně jako upozornění.

Pravidlo můžete vytvořit na změnu položky, přidání nebo odstranění. Změny můžete zúžit podmínkou když, kterou lze nastavit na nějaký existující sloupec. Vedle možnosti poslat email na danou adresu je tu ještě možnost nastavit hodnotu v jiném sloupci. Pokud se ale rozhodnete poslat email, můžete k němu ještě připojit vlastní zprávu (např. upřesnění notifikace). Obecně mi připadají pravidla jako velice slušná a jednoduchá náhrada klasických upozornění. Zatím je nemám ověřené v praxi, neboť stále hojně využíváme klasická upozornění, ale na první pohled by s nimi neměl být problém. Uživatelé by si je měli být schopni osvojit bez větších problémů, maximálně s jednoduchým návodem.

Power Automate

Na začátek je potřeba upřesnit, že Power Automate neslouží jenom k upozorňování uživatelů při změně souboru, ale slouží k celé řadě úkonů. Power Automate je nástroj pro vytváření tzv. toků (workflow). Skládá se ze spouštěče, tzv. trigger, a navazujících kroků, které vykonávají nějakou činnost. Odeslání emailu patří k těm jednodušším. Přesto je Power Automate složitější nástroj než Pravidla. Je potřeba vyplnit řadu údajů navíc (např. která knihovna se má sledovat). Nabízí ale zase více možností (např. přizpůsobení emailu nebo možnost dalších kroků, která Pravidla nenabízejí).

V případě náhrady za klasická upozornění bych raději volil Pravidla než Power Automate. V jednom případě jsem potřeboval nastavit upozornění uživateli, když je vytvořen nový soubor v knihovně. Rozhodl jsem se nejprve na to použít PA, ale z nějakého důvodu se upozornění nespouštělo, když byl přidán nový soubor. Jednalo se o soubory PDF a toky na přidání souboru prostě nereagovaly. Ze 100 nových souborů se PA spustilo pouze asi u 10. Přišlo mi, že problém může být v typu souboru. Bral jsem, že PDF není výchozím souborem Microsoft 365, a proto to může způsobovat problémy. Řešení tohoto problému jsem nenašel a raději jsem proto přesedlal na klasická upozornění.